Smart Crowding – IT-systemet som redder liv

Det ideelle er et belegg opp mot 85%, men passerer man denne grensen går kapasiteten i knestående. Forskning viser at det får fatale følger for liv og helse.

Kapasiteten på et sykehus er ikke bare hvor mye folk og penger du har. Det handler mye om planlegging og ledelse, og overbelegg viser seg å være direkte helsetruende.

- Når beleggkapasiteten brukes opp mot 92,5 prosent slutter man å lede, og går over til å administrere. Ledelse forsvinner i stress, sier Rune Martinsen, direktør for salgs- og forretningsutvikling i Smart Crowding.

Ny forskning understreker alvoret for pasientsikkerheten: «Belegg over 92,5% øker forsinkelser i pasientforløp, øker forekomst av sykehusinfeksjoner, øker dødelig blant pasienter og øker sykdom blant ansatte, viser forskning gjort av Legeforeningen.

STOR SAMFUNNSNYTTE: IT-systemet Smart Crowding er utviklet som en hjelp for dem som skal organisere et sykehus, men samfunnsnytten handler også om pasientsikkerhet. Rune Martinsen er direktør for salgs- og forretningsutvikling i Smart Crowding. (Foto: Hilde Garlid)

Helsetilsynet fant ingen avvik
Ingen på et sykehus kan helgardere seg fra at det skjer så akutte og spektakulære ting at det ikke suger til seg enorme mengder av ressurser, tid og folk. Men Smart Crowding beviser hver eneste dag på Stavanger universitetssykehus (SUS) at det er fullt mulig å skaffe seg en så god oversikt over tilgjengelige ressurser og kapasitet, at mindre topper ikke eskalerer til høyeste nivå.

Fra 2016 har SUS brukt Smart Crowding som sitt beslutningsstøttesystem. 30 avdelinger ved SUS bruker systemet i dag, og Helsetilsynet noterer 0 avvik i sin tilsynsrapport i 2019. Det handler selvsagt ikke bare om et IT-system, men tilsynet plasserte mye av æren for god planlegging og smidig bruk av ressurser hos Smart Crowding.

Flyt reduserer stressnivået
-Vårt digitalt verktøy styrker sykehusene sin operasjonelle virksomhet både når det gjelder personell, ressurser og pasienter inn, igjennom og ut av sykehusene, sier Rune Martinsen.

Flyt er særdeles viktig. SmartCrowding er et verktøy designet for å ta ned de livsfarlige toppene, men det hjelper også sykehusledelsen med den daglige flyten av pasienter inn, igjennom og ut igjen av sykehuset. Det øker pasientsikkerheten, det hindrer overbelegg, det oppleves som effektivt for pasientene og har i tillegg vist seg å være svært så ressurssparende for sykehuset.

FRA FORSKNING TIL PRODUKT: Øystein Evjen Olsen høstet av sine erfaringer som leder for akuttmottaket i Stavanger, til å utvikle Smart Crowding. (Illustrasjon: Cimple Technology AS)

Pasientsikkerhet og økonomi
Øystein Evjen Olsen er hjernen bak Smart Crowding systemet, og i årene 2012 til 2019 var han leder for akuttmottaket i Stavanger. Akutten er den avdelingen som oftest trenger ekstrahjelp fra andre avdelinger.

-Han brukte sine erfaring fra å skulle lede og planlegge sin avdeling med bruk av vaktlister, excel-ark og telefon, til å utvikle et beslutningsstøttesystem som gir et bilde av nå-situasjonen hvert 5.minutt. Smart Crowding viser når og hvor ting er i ferd med å toppe seg, og hvor det er ledig kapasitet og for hvor lenge. Når avdelinger opplever større belegg, brukes indikatorer fra 0-3. Går systemet fra 1 til 2 kommer systemet med beslutningsstøtte til aktuelle ledere. Dette oppdateres hele tiden. Med en slik oversikt, er det lettere for ledelsen å ta de avgjørelsene som roer ned stressnivået. Det gir igjen bedre trivsel for ansatte og får pasienter tryggere og raskere gjennom sykehusbesøket, sier Martinsen.

Undersøkelser viser også at bedre planlegging gir færre korridorpasienter og reinnleggelser.

«Det å ta pulsen på NÅ situasjonen på avdelinger og på sykehuset som helhet har hjulpet enormt med å håndtere alle utfordringer som kommer. Vi er nå i forkant og har kontroll. Det hadde vi ikke før innføring av SmartCrowding. Før var det alltid veldig travelt og stressende. Med kontrollen vi har nå, så har vi arbeidsro til å håndtere store utfordringer i hverdagen.»
Aslaug Skauen, leder akuttmottak SUS

Smart Crowding sine resultat fra SUS er svært overbevisende uansett om man er opptatt av pasientsikkerhet, behandlingskvalitet eller økonomi:

-Et sykehusdøgn koster ca 30.000 kroner. Klarer du å redusere liggetiden bare med noen timer er det store summer å spare i løpet av et år. Dersom du reduserer med flere døgn så har du oppnådd mye. Når du også kan prioritere pasientens liggetid på sykehuset etter pasientsikkerhet, og ikke etter kapasitet, forhindrer du samtidig kostbare reinnleggelser. Korridorbelegget går ned og pasientstrømmen er mer effektiv fordi du har rett pasient på rett sted til rett tid. Besparelsen er stor på SUS. Vi er i ferd med å dokumentere den eksakte verdien. Vi snakker om relativt store summer årlig, sier Martinsen.

Når du i tillegg øker pasienttilfredsheten, og at de ansattes trivsel går opp på grunn av mindre stress, så reduserer du også sykefraværet.

STRESS: For høyt stressnivå på et sykehus, er direkte helsefarlig. (Illustrasjon: Cimple Technology AS)

Krevende vare å selge
En skulle to at med slike konkrete resultat fra ett sykehus, lovord fra Helsetilsynet og de fatale konsekvensene overbelegg har for pasientsikkerheten, så ville veien være kort for andre sykehus å ta i bruk Smart Crowding.

Det har ikke skjedd, ennå.

-Hvordan kan noen i det hele tatt si nei, med slike resultat som dere har fra SUS?

-Smart Crowding startet kommersialiseringen for to måneder sider. I den perioden har vi oppnådd god dialog med flere norske sykehus, men alle gjør dette i dag med egne planleggingssystem. Vi har ingen konkurrenter, så vi må derfor utdanne kundene våre. Vi henvender oss til ett og ett sykehus, fordi det er de lokale sykehusledelsene som må ta eierskapet, sier Martinsen.

Et norsk utstillingsvindu
Potensiale for Smart Crowding er stort. Foruten konkrete prosesser i Norge, har selskapet i høst startet arbeidet mot sykehus i UK og Europa forøvrig.

-Selv om sykehusstrukturen i UK og Europa er annerledes enn i Norge, trenger vi ikke endre annet enn språk for å kunne gå internasjonalt. Vi bruker 2 uker på å implementere i et akuttmottak, og jobber videre derifra til et ferdig satt system i løpet av uker. Vi jobber nå mot å få gjennomført en engelsk pilot, og har fått Ian Lindsay-Watson på laget i Storbritannia. Han har vært i teknologibransjen i 20 år, mye av tiden mot helseforetak, sier Martinsen.

Det har gitt Smart Crowding interessant omtale i viktige helsemedier i UK

MAGASINET: Healthcare in Europe

-Forretningsplanen vår er å få opp antall kunder i Norge, først. Innen IT og helse er Norge er foregangsland. Å ha Norge som et utstillingsvindu er verdifullt for vår internasjonalisering, sier Martinsen, som tidligere har jobbet mot det nordiske IT-markedet.

Investorer og produktutvikling
Investorene har vist seg å ha tro på SmartCrowding. Selskapet henter nå vekstkapital, blant annet fra presåkornfondet Validé Invest I, og skal ha dette på plass innen desember. Selskapet søker etter folk, og i løpet av 2021 håper Martinsen å ha en solid organisasjon på plass.

-Kan Smart Crowding brukes til noe annet enn sykehusledelse?

-Ja, det kan det, men vi holder nå fast fokus på vår markedsstrategi. Men vi utvikler nye produkt for helseledelse. Vi utvikler Smart Crowding Academy for internopplæring, og innen noen få uker skal vi presentere Smart Crowding Pandemic for en rådgiver av helseministeren. Systemet vårt egner seg utmerket som brukerstøtte for krisehåndtering, også på nasjonalt nivå, sier Martinsen.

Smart Crowding demo video produsert av Cimple Technology AS (eng):